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3.7. E-Mail

3.7.1. Kursbaustein einfügen
3.7.2. Kursbaustein konfigurieren
3.7.3. Empfänger festlegen
3.7.4. Standardtext festlegen
3.7.5. E-Mail versenden

Der Kursbaustein „E-Mail“ ermöglicht die Bereitstellung eines einfachen Kontaktformulars zum Versenden von E-Mails an zuvor festgelegte Empfänger. Die E-Mail-Adressen der Empfänger sind für den Sender dabei aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht sichtbar (Abbildung 1).

Sie können das Kontaktformular zum Beispiel verwenden, um Studierenden die Möglichkeit zu geben, mit den Betreuern per E-Mail Kontakt aufzunehmen. Anders herum kann der Baustein auch genutzt werden, um als Dozent direkt aus dem Kurs heraus E-Mails an alle Studierende oder die Teilnehmer einer bestimmten Lerngruppe zu schreiben. Ggf. ist es für diesen Anwendungsfall sinnvoll, das Formular für Lernende unsichtbar zu machen (s. hierzu Kap. Sichtbarkeits- und Zugangssteuerung).

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Abbildung 1

3.7.1. Kursbaustein einfügen

Fügen Sie Ihrem Kurs den Kursbaustein „E-Mail“ hinzu. Öffnen Sie dazu den Kurseditor und klicken rechts im Menü "Kursbausteine einfügen" auf den Link " E-Mail" (Abbildung 2). Wählen Sie anschließend die Position, an der Sie den Kursbaustein einfügen wollen.

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Abbildung 2

3.7.2. Kursbaustein konfigurieren

Konfigurieren Sie den Kursbaustein wie gewohnt, indem Sie Titel und Beschreibung anpassen sowie Sichtbarkeit und Zugang definieren.

3.7.3. Empfänger festlegen

Im Reiter „Empfänger“ werden die gewünschten Empfänger des Kontaktformulars festgelegt (Abbildung 3). Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

(a) Sie können als Empfänger alle Betreuer und/oder Teilnehmer des Kurses – d. h. aller dem Kurs zugehörigen Lerngruppen –¬ auswählen.
Setzen Sie dazu zunächst den Haken bei „Versand an Gruppenmitglieder oder Betreuer“. Es öffnen sich daraufhin weitere Auswahloptionen. Hier wählen Sie Ihre gewünschten Empfänger aus, indem Sie den oder die entsprechenden Haken setzen (siehe (a), Abbildung 3).

(b) Alternativ können Sie mit dem E-Mail-Formular bestimmte Lerngruppen oder Lernbereiche adressieren. Bei dieser Option werden sowohl Betreuer als auch Teilnehmer der gewählten Gruppen angeschrieben.
Setzen Sie dazu zunächst den Haken bei „Versand an Gruppenmitglieder oder Betreuer“. Es öffnen sich daraufhin weitere Auswahloptionen. Wählen Sie im Bereich (b) (Abbildung 3) die entsprechenden Lerngruppen bzw. Lernbereiche aus, indem Sie auf die Buttons mit den drei Punkten klicken.

(c) Die dritte Möglichkeit ist das Versenden an beliebige E-Mail-Adressen.
Setzen Sie dazu den Haken bei „Versand an E-Mailadressen“. Daraufhin öffnet sich ein Textfeld mit der Bezeichnung „An diese Mailadressen“. Geben Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen zeilenweise ein (durch Enter getrennt), an welche die Nachrichten über das Kontaktformular versendet werden sollen (siehe (c), Abbildung 3).

Sie können ganz oben im Feld „Titel der Empfängerliste“ eine beliebige Bezeichnung eintragen, die als kurze Beschreibung des Empfängerkreises dient. Diese erscheint im Kontaktformular im Feld „An“ (vgl. Abbildung 1) sowie am Ende der versendeten E-Mail (vgl. Abbildung 6). Wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen, wird es automatisch ausgefüllt (z. B. „An alle Betreuer des Kurses“).
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit dem „Speichern“-Button.

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Abbildung 3

Es kann vorkommen, dass beim Aufrufen des Kontaktformulars in der Kursansicht folgende Information angezeigt wird: „Es wurden keine Empfängeradressen definiert.“ (Abbildung 4). Dies passiert beispielsweise, wenn Sie ausgewählt haben, dass die E-Mail an alle Betreuer des Kurses versendet werden soll, aber in keiner der vorhandenen Lerngruppen aktuell ein Betreuer eingetragen ist.

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Abbildung 4

3.7.4. Standardtext festlegen

Im Tab „Empfänger“ des Bausteins im Kurseditor können Sie im unteren Bereich einen Standardtext für den Betreff und die E-Mail-Nachricht festlegen, welcher im Kontaktformular eingefügt wird. Füllen Sie dazu die Felder „Vorgeschlagener Betreff“ und „Vorgeschlagene Nachricht“ aus (Abbildung 3, unten). Die Texte können durch den Sender später ergänzt oder ersetzt werden.

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit dem „Speichern“-Button.

3.7.5. E-Mail versenden

In der Kursansicht wird zum Versenden ein Kontaktformular vergleichbar mit Abbildung 5 erzeugt. „Betreff“ und „Nachricht“ können nach Belieben vom Absender ausgefüllt und angepasst werden. Im Abschnitt „Anhang“ können Dateien bis zu einer Gesamtgröße von 5 MB zur E-Mail hinzugefügt werden. Wählen Sie die entsprechenden Dateien nach dem Klick auf den Button „Datei wählen“ aus.

Zusätzlich zu den festgelegten Empfängern kann der Sender festlegen, ob die E-Mail in Kopie an weitere E-Mail-Adressen versendet werden soll. Um sich selbst eine Kopie zu schicken, aktivieren Sie den Haken vor „Kopie an Absender“ ganz unten. Möchten Sie an beliebige E-Mail-Adressen eine Kopie senden, nutzen Sie das Feld „Kopie an“ im Bereich über dem Betreff. Tragen Sie hier die Liste der Ziel-Adressen ein und trennen Sie diese jeweils durch ein Komma.

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Abbildung 5

Nach Betätigung des Buttons „Senden“ wird an jeden der Empfänger eine einzelne E-Mail verschickt, so dass für die Empfänger nicht erkennbar ist, wer diese E-Mail erhält. Unterhalb des E-Mail-Textes wird lediglich die Bezeichnung der Empfängerliste eingefügt (siehe „Titel der Empfängerliste“ im Abschnitt „Empfänger festlegen“), sowie der Link zur Ressource, von der aus die Nachricht versandt wurde (Abbildung 6).

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Abbildung 6

Wenn Sie als Kursverantwortlicher oder Betreuer einer Lerngruppe des Kurses das E-Mail-Formular nutzen und die Option „Kopie an Absender“ aktivieren, werden Ihnen zusätzlich die Namen aller Empfänger aufgelistet (Abbildung 7). Bei Versenden an eine Lerngruppe wird die E-Mail an alle Personen versandt, die zu diesem Zeitpunkt in der Lerngruppe eingetragen waren.

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Abbildung 7